За нашими спостереженнями, помилка в одній цифрі в реквізитах коштувала компанії клієнта — 120 тис. грн і три місяці судів. Несподівано? От саме з таких дрібниць починаються великі проблеми при укладанні договорів. По суті, правильне підписування — це не ритуал з печаткою, а набір простих перевірок, які можна запровадити за 15–30 хвилин перед підписом.
Що вирішити негайно — коротко і прямо
Якщо у вас нема часу: перевірте реквізити сторін, уповноваження підписанта і точну дату. Це три речі, що дають 80% захисту від типових ризиків. Чому? Бо помилки саме в них у 60–70% випадків стають підґрунтям для оскарження договору або затримки платежів (за нашими оцінками, на прикладах 2020–2023 років).
Підготовка: що зібрати за 30–60 хвилин
Зберіть документи, як на ділову зустріч: установчі документи юрособи (витяг з ЄДРПОУ, статут), довіреності, паспорти підписантів, картку зразків підписів (якщо є). Можна робити KYC (know-your-customer) — коротка перевірка контрагента: виписка з держреєстру, перевірка на санкції, аналіз відкритих судових справ. Це не складно; можливі сервіси дають звіт за 10–20 хв.
Кейс: директор невеликої фірми підписав угоду з постачальником без перевірки витягу ЄДРПОУ. Виявилось: компанія змінила керівника місяць тому, довіреність була скасована. Втрата — зрив термінів постачання та штраф 8% від вартості контракту.
Що має бути в договорі — швидкий чек‑ліст
- Предмет: опис товару/послуги точно, з характеристиками або посиланням на додатки.
- Ціна і валюта: сума цифрами і словами, порядок розрахунків, реквізити для платежу.
- Терміни: конкретні дати або зрозумілі календарні періоди.
- Відповідальність: штрафи, пені, порядок нарахування.
- Вирішення спорів: медіація, арбітраж або місце юрисдикції — обговоріть заздалегідь.
Що цікаво: розпливчасті формулювання в предметі угоди — найчастіша причина додаткових угод і суперечок. Тому — деталізуйте. Можливо, це займе дві додаткові сторінки, але збереже місяці нервів.
Реквізити та підписи — на які деталі звертати увагу
Перевіряйте повні назви організацій, ПІБ, ідентифікаційні коди (ЄДРПОУ, ІПН), та актуальні адреси. Якщо підписує представник — вимагайте копію довіреності з реєстраційним номером або рішенням уповноваженого органу. Це базова процедура due diligence (це — бізнес‑жаргон; означає перевірку контрагента).
Підрядник:
ТОВ "Приклад"
Директор _________ /Іваненко І.І./
М.П.
Дата: __________
Насправді, печатка — вже рідкість. Але якщо вона є, ставте її так, щоб вона частково накривала підпис, не унеможливлюючи його читаємості. І ще: кожна сторінка — підпис або прошнурована з печаткою (якщо договір більший за 2‑3 аркуші).
Типові помилки і як їх уникати — коротко
- Підписали нечитане — не робіть так. Читайте кожен пункт (включно з додатками).
- Не перевірили повноваження — вимагайте документи одразу.
- Одна копія на двох — завжди мінімум по примірнику для кожної сторони.
- Зберігання у коробці на складі без бекапу — створіть електронний архів і резервну копію.
Мікро‑кейс: менеджер підписав шаблонний договір, де не стояла дата. Через півроку контрагент стверджував, що зобовʼязання віднесені до іншого періоду. Рішення — експертна оцінка підписаних листів та листування; затягнулося на 4 місяці. Висновок — дата має значення.
Як оформляти підписи — покроково
- Переконайтесь, що підпис відповідає зразку в документах (паспорт або картка зразків).
- Якщо підписує представник — додайте копію довіреності та реквізити довіреності в кінці договору (номер, дата, ким видана).
- Підпис + розшифровка + посада + дата — обовʼязково для фізичних і юридичних осіб.
Зберігання і реєстрація — практичні поради
Коли договір підписано, кожна сторона має свій оригінал. Зберігайте його фізично в сейфі або захищеному архіві, а електронну копію — в хмарі з резервними копіями (дві незалежні локації). Для деяких договорів потрібна державна реєстрація: наприклад, оренда нерухомості понад 3 роки, договори іпотеки, відчуження нерухомості — тут нотаріус і реєстри обовʼязкові.
| Тип договору | Термін зберігання (прибл.) | Особливість |
|---|---|---|
| Трудові | 75 років | Облік у кадровій службі |
| Купівля-продаж нерухомості | Постійно | Нотаріальне посвідчення |
| Підрядні | 5 років | Реєстрація в договірному відділі |
| Оренда | Термін + 3 роки | Може потребувати реєстрації |
Рекомендація: ведіть реєстр договорів (можна у Excel або в системі документообігу). Встановіть нагадування про платежі й кінці термінів — це економить час і гроші (мінімум 2–3 години на тиждень при активному портфелі контрактів).
Кілька напутніх порад
Можливо, це звучить нудно, але: інвестуйте 30–60 хв. у підготовку — і збережете дні судових тяганин та десятки відсотків від потенційних збитків. Якщо угода велика або складна — залучайте адвоката для перевірки кінцевого тексту. Такі витрати повертаються; ми бачили випадки, коли консультація вартістю 5 тис. грн уникла збитків на 500 тис. грн.
Памʼятайте: договір — це не тільки правила гри, це ваша страховка. Загалом, трохи дисципліни — і ви убезпечите бізнес від більшості неприємностей.
