Як створити та використовувати електронний підпис в Україні

У сучасному цифровому світі електронний підпис став невід’ємною частиною ділового документообігу та взаємодії з державними органами України. Завдяки розвитку електронного урядування та цифровізації багатьох процесів, знання про створення та використання електронного цифрового підпису (ЕЦП) стає критично важливим для підприємців, фізичних осіб та організацій. Цей інструмент не лише спрощує бюрократичні процедури, але й забезпечує високий рівень безпеки та юридичної значущості електронних документів.

Що таке електронний підпис та його види в Україні

Електронний підпис – це електронні дані, які додаються до електронного документа або логічно з ним пов’язані і використовуються для ідентифікації підписувача та виявлення змін в електронному документі. В Україні діє класифікація електронних підписів відповідно до Закону "Про електронні документи та електронний документообіг" та європейських стандартів eIDAS.

Згідно з українським законодавством, існує три основні види електронних підписів:

🔐 Кваліфікований електронний підпис має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис на паперовому документі

Кваліфікований електронний підпис створюється за допомогою засобів кваліфікованого електронного підпису та базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа. Цей тип підпису забезпечує найвищий рівень довіри та безпеки, оскільки його видають лише акредитовані центри сертифікації ключів (АЦСК). Удосконалений підпис також має високу юридичну силу, але може створюватися з використанням менш суворих процедур верифікації особи.

Як отримати електронний цифровий підпис: покрокова інструкція

Процес отримання кваліфікованого електронного підпису в Україні регламентований та вимагає особистої присутності заявника в акредитованому центрі сертифікації. Перший крок – це вибір надійного АЦСК, який має відповідну акредитацію від Міністерства цифрової трансформації України.

Для отримання ЕЦП необхідно підготувати наступні документи:

1. Для фізичних осіб:

   • Паспорт громадянина України або ID-картка
   • Довідка про присвоєння податкового номера
   • Заява на отримання сертифіката (заповнюється в АЦСК)

2. Для фізичних осіб-підприємців:

   • Документи фізичної особи (зазначені вище)
   • Витяг з ЄДР про державну реєстрацію ФОП
   • Довідка про відсутність заборгованості з податків (за потреби)

3. Для юридичних осіб:

   • Установчі документи організації
   • Витяг з ЄДР
   • Документи, що підтверджують повноваження особи на підписання
   • Документи керівника або уповноваженої особи

Важливо пам’ятати, що термін дії кваліфікованого сертифіката зазвичай становить 1-3 роки, після чого його необхідно поновлювати.

Після подання документів та їх перевірки, АЦСК генерує пару ключів (відкритий та закритий) та видає кваліфікований сертифікат. Закритий ключ зберігається на захищеному носії – токені, смарт-карті або в захищеному програмному середовищі. Вартість отримання ЕЦП коливається від 500 до 2000 гривень залежно від типу носія та терміну дії сертифіката.

Технічні вимоги та програмне забезпечення для ЕЦП

Для коректної роботи з електронним цифровим підписом необхідно забезпечити відповідність технічних засобів встановленим вимогам. Комп’ютер або мобільний пристрій повинен мати операційну систему, що підтримує криптографічні бібліотеки та драйвери для роботи з носіями ключів.

Основні технічні вимоги включають:

• Операційна система: Windows 7/10/11, macOS 10.12+, Linux Ubuntu 16.04+
• Браузер: Chrome 70+, Firefox 65+, Safari 12+, Edge 79+
• Оперативна пам’ять: мінімум 2 ГБ
• Вільне місце на диску: 500 МБ для встановлення ПЗ
• USB-порт для підключення токена (якщо використовується)

💻 Більшість сучасних веб-додатків підтримують роботу з ЕЦП без встановлення додаткового програмного забезпечення

В Україні найпоширенішими є криптографічні бібліотеки від компаній ІІТ (Інститут Інформаційних Технологій), "Електронні довірчі послуги", АЦСК "Україна". Кожен АЦСК надає власне програмне забезпечення для роботи з виданими сертифікатами. Також існують універсальні рішення, такі як веб-розширення для браузерів, мобільні додатки та інтегровані модулі для популярних CMS та ERP-систем. Важливо регулярно оновлювати криптографічні бібліотеки та драйвери для забезпечення сумісності з новими версіями операційних систем та веб-браузерів.

Практичне використання електронного підпису в документообігу

Електронний цифровий підпис широко використовується в різних сферах діяльності, від державних послуг до комерційних операцій. Найпоширенішими сценаріями використання є взаємодія з державними органами через систему електронних послуг, подання звітності до податкових органів та здійснення банківських операцій.

Основні сфери застосування ЕЦП:

1. Державні послуги:

   • Реєстрація бізнесу через систему "Дія"
   • Подання декларацій та звітів
   • Участь в електронних торгах ProZorro

2. Банківські операції:

   • Дистанційне банківське обслуговування
   • Кредитні заявки та договори
   • Валютне законодавство та звітність

3. Комерційна діяльність:

   • Електронні договори та угоди
   • Документообіг з контрагентами
   • Участь в тендерах та закупівлях

    Підписати документ

📊 За даними Мінцифри, понад 15 мільйонів українців користуються електронними послугами з ЕЦП

Практичне впровадження ЕЦП в організації вимагає навчання персоналу та адаптації бізнес-процесів. Важливо розробити регламенти використання електронного підпису, визначити відповідальних осіб та забезпечити резервне копіювання сертифікатів. Багато компаній інтегрують ЕЦП з системами електронного документообігу (СЕД), що дозволяє автоматизувати процеси підписання та контролю документів. Також корисно налаштувати автоматичні нагадування про закінчення терміну дії сертифікатів та процедури їх поновлення.

Юридична сила та законодавче регулювання ЕЦП

Правове регулювання електронного підпису в Україні базується на кількох ключових нормативно-правових актах, які забезпечують юридичну силу електронних документів та підписів. Основним законом є Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг", який встановлює загальні принципи використання електронних документів.

Ключові законодавчі акти, що регулюють ЕЦП:

Згідно з чинним законодавством, кваліфікований електронний підпис має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис, за умови дотримання всіх технічних та процедурних вимог. Це означає, що документи, підписані кваліфікованим ЕЦП, можуть використовуватися в суді як повноцінні докази, а договори, укладені з використанням такого підпису, мають повну юридичну силу.

Стаття 7 Закону "Про електронні документи та електронний документообіг" встановлює, що електронний документ не може бути позбавлений юридичної сили виключно через те, що він має електронну форму.

⚖️ Українське законодавство про ЕЦП гармонізоване з європейським регламентом eIDAS, що забезпечує міжнародне визнання

Важливим аспектом є відповідальність за неправомірне використання електронного підпису. Кримінальний кодекс України передбачає покарання за підробку електронних документів та несанкціоноване використання ЕЦП. Власник сертифіката несе повну відповідальність за збереження закритого ключа та своєчасне повідомлення про його компрометацію. У разі втрати або компрометації ключа необхідно негайно звернутися до АЦСК для відкликання сертифіката та запобігання зловживанням. Також законодавство встановлює вимоги щодо архівного зберігання електронних документів з ЕЦП терміном до 75 років для окремих категорій документів.

Електронний цифровий підпис став невід’ємною частиною сучасного цифрового суспільства України, забезпечуючи безпечний та юридично значущий документообіг. Правильне розуміння процедур отримання, технічних вимог та практичного використання ЕЦП дозволяє ефективно взаємодіяти з державними органами, вести бізнес та здійснювати різноманітні операції в електронному форматі. Завдяки гармонізації українського законодавства з європейськими стандартами, електронні підписи, видані в Україні, отримують міжнародне визнання, що відкриває нові можливості для цифрової інтеграції та розвитку електронної економіки.